Tudo sobre Benchmarking: Concorrentes e Criar Vantagens

Tudo sobre Benchmarking: Concorrentes e Criar Vantagens (As imagens exibidas na Flash Brazil são fornecidas e pertecem a terceiros)

Você sabe o que é Benchmarking? Saiba tudo sobre ele

Gerir uma empresa não é tarefa fácil, principalmente no Brasil, em que existem várias frentes que são objetos de preocupação dos empresários.

Lidar com a carga tributária, com as exigências trabalhistas, com normatizações técnicas para diferentes setores e com a concorrência são algumas delas.

Dessa maneira, buscar melhores formas de otimizar os processos, de melhorar o atendimento e de aprimorar seus produtos são algumas das preocupações que não saem do pensamento da maioria dos gestores.

Pensando nisso trouxemos em nosso artigo uma excelente estratégia para lhe ajudar nessa tarefa: o Benchmarking.

Continue conosco e saiba como ele pode auxiliar no desempeno do seu negócio.

O que é Benchmarking e como ele é feito

Benchmarking, em uma tradução livre, quer dizer referência, modelo, padrão de desempenho, ou seja, comparação a partir de um modelo padrão.

Ele é feito quando um empreendimento, sintonizada com o comportamento de seus clientes, descobre em outras empresas inspiração para melhorar seus processos identidade visual, atendimento, ou qualquer melhoria que possa ser implementada em seu negócio.

Podem ser comparados produtos, serviços, práticas (dentro da própria companhia ou entre organizações diferentes).

Benchmaking não é feito de qualquer maneira, sendo necessária contínua e profunda pesquisa, observação de determinados passos e cuidado para sua implementação não distorcer a identidade do seu negócio.

Tipos de Benchmarking

Existem vários tipos de benchmarking, sendo eles o interno, funcional, competitivo, por cooperação e colaborativo.

Benchmarking interno

Benchmarking interno é realizado quando a empresa toma conhecimento de todos os seus processos internos, e percebe aspectos que podem ser úteis para otimização em outras áreas.

Dentre as vantagens em se fazer benchmarking interno se tem: facilidade na coleta de dados, otimização dos resultados da empresa e a redução dos custos através da otimização dos processos.

Benchmarking funcional

Benchmarking funcional acontece quando empresas analisam o uso de técnicas que podem ser incorporadas em qualquer outra organização, geralmente para a otimização de produtos ou processos específicos.

Benchmarking genérico

Ele é realizado para comparar aspectos funcionais de empreendimentos para determinar as melhores ações para uma área específica.

Benchmarking por cooperação

Benchmarking por Cooperação acontece quando empresas diferentes se unem para compartilhar suas práticas com a finalidade do benefício mútuo.

O Manual Metodológico de Benchmarking Colaborativo

O Benchmarking Colaborativo resulta da fusão entre o método gerencial de benchmarking, que foca na preocupação em comparar desempenho de produtos ou processo com outro que estão se destacando no mercado por sua eficácia ou eficiência, com o intuito de entender como esse destaque é alcançado, a fim de incorporá-lo a seus processos com modificações que se percebam necessárias.

Em 2014 o Ministério do Planejamento elaborou um guia metodológico de Benchmarking Colaborativo, que contém informações sobre o que é e como fazer o Benchmarking Colaborativo para instituições públicas.

Ele possui vários conceitos e anexos que podem ser muito úteis para a implementação dessa técnica de Marketing também em empresas privadas.

Princípios fundamentais do Benchmarking Colaborativo

Ele é regido por regras que direciona o andamento dos processos e que são essenciais para se alcançar os objetivos propostos, são eles reciprocidade, analogia, medição e validade.

  • Reciprocidade: ter disponibilidade para compartilhar informações sobre aquilo que as organizações participantes estão estudando;
  • Analogia: os objetos comparados devem ser similares, não importa em quais setores as empresas atuam, do seu porte e se tratam de empresas congêneres ou não;
  • Medição: devem ser usados indicadores de desempenho para avaliar a qualidade das práticas das organizações que participarem dos estudos;
  • Validade: as informações obtidas devem ser pertinentes, confiáveis e comparáveis.

Fases do Benchmarking Colaborativo

Ele também deve seguir fases específicas, em que cada uma delas existe um conjunto de ações que devem ser realizadas.

Essa organização é importante para facilitar e organizar os processos, permitindo um melhor acompanhamento e controle.

São elas:

Fase I – definir qual é a proposta de estudo

Nessa fase deve-se elaborar um plano de estudos com proposta inicial com descrição clara do que está sendo estudado, com os objetivos, justificativas e prazos.

Fase II – selecionar as organizações que participarão do estudo

Selecionar quais organizações farão parte do estudo é importante.

As motivações de escolha de cada uma delas devem ser pautadas em motivações delimitadas e pertinentes.

A existência de poucas empresas torna essa fase mais fácil de ser planejada, pois todas podem ser objeto de estudo.

Quando existem muitas o cenário é oposto, sendo necessário criar critérios delimitados e alinhados à proposta do estudo. O guia de planejamento de Benchmarking traz em um de seus anexos uma matriz de decisões que ajudam nesse processo.

Fase III – definir a equipe de estudos

Ela deve ser composta de representantes de cada organização, e cada um deles devem ter as seguintes características:

  • conhecer o objeto em estudo e os problemas relativos a ele;
  • devem ser autônomos no processo de tomada de decisões;
  • inclinação em estabelecer relacionamento interpessoal com os entes externos;
  • possuir capacidade de realizar análises e pesquisas;
  • competência para executar as atividades propostas;
  • habilidade na condução de projetos.

Fase IV – desenvolvimento de plano de estudo

Ele deverá conter informações detalhadas sobre a condução do estudo, sobre o seu andamento, as atividades que serão desenvolvidas, responsáveis, cronograma e orçamento, dentre outros.

Fase V – verificar aspectos delicados no projeto

Sobre esse ponto é importante que se observem os seguintes aspectos:

  • condições de desenvolvimento das atividades do projeto;
  • características humanas e culturais que podem influenciar o desenvolvimento das atividades;
  • problemas que já existam;
  • normas e diretrizes que ele deva seguir;
  • aspectos legais envolvidos;
  • indicadores de desempenhos ligados projeto;
  • criação de uma série histórica desses indicadores de desempenho para um melhor acompanhamento;
  • fatores que possam ser comparados.

Fase VI – coletar os dados iniciais do projeto

Nessa etapa as práticas dos entes que participam do estudo devem ser levantados, geralmente através do uso de questionários.

Fase VII – fazer a análise preliminar

Aqui são analisadas as respostas dos questionários pela equipe que participa do projeto de Benchmarking.

São separadas as melhores práticas encontradas, estudados os motivos que as fazem ter melhores resultados, e posteriormente visitar as empresas que as utilizam, para obter informações adicionais.

Fase VIII – realizar a visita às organizações

Depois que se define quais entes serão visitados, deverá ser discutido com cada uma delas as regras e normativos de cada uma delas, discutindo também pontos específicos de cada uma dessas boas práticas.

Fase IX – apontar os melhores resultados e ações

Após a análise dos resultados, são identificadas a práticas que conseguem apresentar melhores resultados e elaborada versão final do relatório, que poderá ser compartilhado com outras empresas.

Fase X – determinar plano de melhorias

Essa é a fase final e, com base no estudo deverá se definir ações que reflitam em melhorias em cada um dos entes que participaram do estudo.

Responder às seguintes questões podem auxiliar no levantamento dessas melhorias:

  • Quais as práticas identificadas são as melhores e podem ser incorporadas à organização?
  • Quais as modificações que elas devem sofrer para serem melhor implantadas?
  • Como elas impactarão nas organizações?
  • Como as mudanças geradas por elas podem ser executadas?
  • Quais as barreiras existentes à essas mudanças?
  • Quais os recursos necessários para que essas modificações aconteçam?
  • Qual o prazo para essas mudanças?

Nem sempre o benchmarking é feito de maneira estruturada, principalmente em pequenos negócios.

Algumas vezes ele acontece através da simples observação do comportamento dos concorrentes.

Realizá-lo de maneira inadequada e sem seguir os procedimentos necessários podem deixar passar muitos pontos que poderiam ser melhor aproveitados.

Acompanhar as mudanças realizadas através da aplicação dos resultados do Benchmarking é necessário pois, mesmo empresas concorrentes de um mesmo produto ou serviço podem ser influenciadas em contextos diferentes, e detalhes são decisivos para o seu sucesso.

É através dele que acontece o aprimoramento dos processos, já que muitas das vezes ao se implantar alguma modificação proveniente do benchmarking ela realiza ajustes conforme sua realidade.

A sua produção requer tempo, foco e disciplina, á que aprender com outras empresas, na grande maioria das vezes, é muito intenso.

Você já usou o Benchmarking no seu negócio? Como foi a sua experiência?

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